Управление договорами: как повысить контроль и планирование договорных отношений?

При этом небрежное отношение к этому аспекту ведения бизнеса может привести к серьезным убыткам. Читайте в статье нашего нового автора рассказ об особенностях создания, продажи и постановки системы договорной работы, призванной обезопасить клиентов от неожиданных ситуаций в отношениях с контрагентами. Экономический кризис, несомненно, ослабил иммунитет бизнеса, и теперь все, что идет"не так", воспринимается гораздо чувствительнее, нежели еще полгода назад, когда ресурсов хватало на то, чтобы не отвлекаться на"мелочи". В новых условиях любая упущенная деталь может серьезно осложнить и без того непростую жизнь бизнесмена, тем более, если эти детали накопятся и станут"снежным комом" проблем. Если раньше задержка в поставке товара или, наоборот, в его оплате на пару дней вызывала всего лишь досаду, то теперь отсутствие в нужный момент"глотка" финансового"кислорода" может погубить компанию. И если прежде многие вопросы можно было легко решить при помощи телефонного звонка, то сейчас бизнес-партнеры стали весьма несговорчивыми. Воззвания к разуму, совести и добродетелям бизнесмена уже не производят должного эффекта: Осознав непригодность привычных неформальных инструментов разрешения разногласий, многие предприниматели с надеждой во взоре обратились к инструментам правовым. Они достали из пыльных папок и, возможно, в первый раз внимательно ознакомились с содержанием договоров, на которые раньше в пылу производственных будней не очень-то хватало времени. Некоторые и сами осознали, что документ, который они держат в руках, в лучшем случае всего лишь сборник красивых деклараций.

Система стандартизации бизнес-процессов

Версия для печати В программеЗаказать в корпоративном формате Семинар предназначен для: Правильное ведение договорной работы и грамотность участников договорного процесса предотвращают финансовые потери компании и помогают избежать судебных споров. В году в ряд норм Гражданского Кодекса РФ были внесены изменения и уточнения, которые обязательно будут учтены в программе семинара. Общие положения о договорной работе: Юридическое лицо, как правовое поле договорной работы: Формирование организационно-управленческой структуры компании:

Автоматизация процессов согласования. Обеспечение Внедрение блока договорной работы позволит * Примерная схема договорной работы.

От того, насколько эффективно она организована, во многом зависит конкурентоспособность и имидж организации. При неэффективной организации работы с договорами возникают следующие типовые сложности: Все это может привести не только к потере выгодных контрактов, снижению репутации, но и, как следствие, к сокращению прибыли организации. Как правило, договор содержит ряд приложений и сопутствующих документов: Поэтому также важно отслеживать процесс согласования и исполнения указанных договорных документов.

Для выполнения всего цикла работы с договором: Это значительно сокращает время на создание документа, а также позволяет избежать двойного ввода информации, поскольку данные вносятся в карточку документа, а затем автоматически переносятся в его текст включая и данные из связанных справочников, например, реквизиты контрагента, ФИО руководителя и так далее.

В случае поступления договора от другой организации входящий договор , документ после регистрации сканируется и заносится в систему. Если не обходимо, то дополнительно можно произвести и распознавание текста документа. На каждый документ в системе назначаются права доступа в том числе, можно настроить автоматически права доступа на договорные документы ответственным сотрудникам , что позволяет предотвратить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.

Модуль"Управление договорами" обеспечивает не только регистрацию всех договорных документов, но и позволяет настроить схему согласования и утверждения договорных документов. Для каждого договора определяется его категория, например, Договора поставки, Хозяйственные договора, Договора на услуги и так далее.

Выбор платформы для автоматизации договорного процесса зависит от того, руководитель какого направления является заказчиком данного проекта. Таким образом, выбирается та система, которая будет хранилищем всех бухгалтерских документов. Если заказчик — юридический блок, то выбор системы чаще всего предоставляется отделу ИТ.

Всем участникам высылается подробная схема проезда на семинар. Процесс договорной работы в контексте других бизнес процессов компании.

Используется для детального описания алгоритма выполнения процесса. Нотация позволяет описывать сложные логические последовательности и поэтому ее часто используют для задач последующей автоматизации бизнес-процессов. Нотация обычно интересна техническим специалистам и бизнес-аналитикам. Ее можно применять для моделирования отдельных бизнес-процессов компании.

Нотация очень легка в понимании сотрудниками разного уровня подготовки. В частности, были введены понятия, расширяющие возможности описания бизнес-процессов и повышающие их восприятие сотрудниками.

Стандартизация процессов договорной работы

Определена универсальная методика аудита любого бизнес-процесса. Предложены тесты, которые могут быть использованы для основных бизнес-процессов, связанных с производством продуктов работ, услуг. . , . Изучив и проанализировав уже существующие понятия, можно предложить следующее авторское определение внутреннего аудита в корпорациях: Предложенное определение отличается от уже существующих тем, что в нем делается акцент на обязательную оценку внутренним аудитом эффективности работы не только в целом системы внутреннего контроля СВК всей компании, но и тех СВК, которые функционируют в каждой отдельной ее бизнес-единице.

В статье приводится описание схемы документооборота для договора, описание бизнес процесса и этапов работы с договором.

Написана по мотивам наших автоматизаций - постарались обобщить знания в шаблонный процесс, который легко подправить под свои нужды. К публикации прикреплен пример регламента такого процесса. Статья написана для директоров и руководителей отделов продаж, которые пока не автоматизировано работают с договорами. Вот более реальные проблемы, при бардаке с договорами: Заключили договор не по шаблонному тексту Подписанный договор до сих пор у контрагента, а не у нас в архиве Согласование договора запнулось на каком-то шаге и про него забыли Менеджеры дергают руководителя по каждому шагу согласования И далее в этом ключе.

Заключение договора с клиентом — процесс, который есть в каждой компании и важно вывести его на автоматизм чтобы экономить время и не допускать ошибки в самом начале отношений с контрагентом. Согласование договора кажется максимально простым. Действительно, что там делать-то? Берете и скидываете клиенту подписанный скан, отправляете курьера или менеджера за оригиналом.

Зачем тут заумные бизнес-процессы? Начинаются переписки, пересылки форм, правки.

Договорная работа

Рисунок 7 - Результаты моделирования процесса ведения договорной деятельности в автоматизированном варианте на нефтесервисном предприятии По итогам моделирования процесса ведения договорной деятельности на нефтесервисном предприятии получены следующие результаты: Таким образом, затраты времени на ведение договорной деятельности в неавтоматизированном ручном варианте составляют в среднем мин.

Видно, что после автоматизации время, затрачиваемое на ведение договорной деятельности, сократилось в 2,12 раза.

Договорная работа является основой ведения бизнеса любой организации. потеря документов в процессе согласования и хранения;; затягивание всех договорных документов, но и позволяет настроить схему.

Называться оно может и по-другому, но в нем должны быть подробно зафиксированы все этапы прохождения договора — с момента получения его менеджером от партнера возможно использование типовой формы компании до подписания документа Генеральным Директором. Затем с документом нужно ознакомить всех менеджеров, заключающих договоры. Также в статье Вы найдете 4 ключевые компетенции компании, которые нужно взять на вооружение.

Шаблон договоров Рекомендую всегда использовать типовую форму, разработанную юристами именно вашей компании. Понятно, что в этом случае вы будете находиться в более выгодном положении. Поэтому поручите юристам проанализировать виды договоров, которые заключает ваша организация, и под каждый из них разработать шаблон. Сотрудник компании, ответственный за заключение договора, будет отправлять его контрагенту. Далее возможны два варианта развития событий.

Первый — партнер подписывает контракт, не внося каких-либо серьезных изменений. Договор попадает к вашему юристу, тот ставит визу и передает документ вам на подпись. Вы, в свою очередь, видите перед собой типовую форму и подписываете ее.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЙ ГК РФ

Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос по услуге Задать вопрос Компания с момента ее основания помогает своим клиентам выстраивать грамотную договорную работу. Договорная работа имеет колоссальное значение в коммерческой деятельности. Для достижения максимальной эффективности в решении хозяйственных целей и задач, использования типовой формы договора, как правило, недостаточно. Более того, типовые формы договоров не обеспечивают должной правовой защиты в случае возникновения спорных ситуаций.

Почему составление грамотного договора это очень важно? Составление грамотного договора, четко приписывающего все нюансы предстоящих взаимоотношении, справедливо считают уже половинной успеха всего предприятия.

Нотации бизнес-процессов, поддерживаемые в Business Studio. модели бизнес-процессов и отображает схему выполнения процесса в общем виде. для процессов договорной деятельности всех направлений деятельности. уже принятыми в работу процессами и только проектируемыми процессами.

Более правильно комплексное понимание договорной работы как процесса, который начинается с момента принятия решения о целесообразности заключения договора и заканчивается передачей исполненного договора на хранение в архив см. Основные этапы договорной работы Состав и последовательность выполнения этапов договорной работы одинаковы для организаций малого бизнеса, работающих с десятками договоров в год, и крупных предприятий с тысячами и десятками тысяч договоров в год. Отличие состоит в различной сложности самих этапов.

С увеличением числа договоров до тысячи в год и более организации сталкиваются с настоятельной необходимостью: Для решения этих задач компании стремятся формализовать договорной процесс и разрабатывают для него специальные регламенты. Реальный регламент одной известной вертикально-интегрированной компании топливно-энергетического комплекса содержит разделы, определяющие: Кроме того, он содержит требования по подготовке более 20 видов отчетов, помогающих управлять процессом и контролировать его.

Разработка и сопровождение регламента в рассмотренном примере - объемом более страниц сами по себе являются непростыми задачами для подразделения, ответственного за договорную деятельность в организации. Однако с еще большими трудностями сталкиваются исполнители такого регламента. Сотрудника, который отвечает за оформление и сопровождение договора, обычно называют ответственным исполнителем. Это либо должностное лицо, заинтересованное по сути своей работы в заключении договора, либо специалист в предметной области, связанной с заключением договора.

При работе с бумажным регламентом все участники договорного процесса, прежде всего ответственные исполнители, обязаны досконально знать регламент, неукоснительно соблюдать его и следить за всеми его изменениями. В противном случае пользы от регламента будет не много.

Создание схем процессов по нотации BPMN 2.0 в Visio 2016.

Узнай, как дерьмо в"мозгах" мешает людям эффективнее зарабатывать, и что можно предпринять, чтобы избавиться от него полностью. Нажми здесь чтобы прочитать!